Relation fournisseurs : prendre soin de ses partenaires

Prendre soin de ses relations fournisseurs revêt une multitude d’enjeux. C’est aussi une mission régulière car la qualité de la relation avec ses partenaires se construit sur le long terme et s’entretient. Nourrir des rapports privilégiés avec ses fournisseurs s’avère souvent impératif au fonctionnement de l’entreprise, notamment pour honorer ses engagements envers ses clients. Toute entreprise a donc tout intérêt à préserver des relations de qualité, à placer le fournisseur dans ses priorités. Entre transparence, confiance et dépendance, les relations fournisseurs dépendent de choix stratégiques majeurs en amont et pendant la collaboration.

Réaliser un sourcing fournisseurs et une veille

De la même manière qu’une entreprise prospecte pour décrocher de nouveaux clients, elle doit également le faire pour choisir ses fournisseurs. Pour cela, elle a besoin de définir sa stratégie fournisseur et identifier les critères qu’elle recherche chez ses partenaires. A partir de là, elle peut réaliser un benchmark des candidats potentiels et procéder à une analyse comparative de ces fournisseurs.

Parmi les critères possibles, il en existe une grande quantité. Les plus importants dépendent des besoins de chaque entreprise. Ainsi, il peut s’agir de la qualité des produits et services, des délais de livraison, de la capacité de production, des délais de paiement accordés, des prix, de si l’entreprise est locale ou étrangère…

Une fois réduits à une short-list de fournisseurs potentiels, il est temps de mener une enquête plus approfondie. Pour cause, une relation fournisseur se noue sur le long terme. Il convient donc de connaître d’une part la réputation de l’entreprise, sa solvabilité et la santé financière de l’entreprise, ou encore les perspectives de la relation. Notamment pour ne pas se retrouver sans fournisseurs au dernier moment en cas de faillite ; ne pas avoir payé un acompte sans jamais voir la couleur du produit ; ou se retrouver avec des retards de livraison fréquents impactant la qualité de votre relation client.

En outre, même pendant une relation fournisseur de qualité, l’entreprise est invitée à mener un veille constante. Elle garde ainsi un œil sur ses fournisseurs actuels, la concurrence, les innovations… De quoi se tenir à la page pour s’assurer d’avoir toujours le meilleur partenaire, ou de proposer les solutions les plus avantageuses.

Connaître ses interlocuteurs et instaurer une relation de confiance avec ses fournisseurs

Généralement, une entreprise accorde un contact unique, un interlocuteur dédié à un fournisseur. De cette façon, les partenaires savent à qui s’adresser et construisent une relation professionnelle confortable. Ce rapport privilégié permet à chaque partie de connaître son interlocuteur, de nouer une relation de confiance, ainsi que de comprendre le fonctionnement de chacune pour savoir comment converser.

Comme dans tout contrat, la relation commerciale avec un fournisseur est définie par un contrat, avec ses conditions. Lors de la signature, un bon accord commercial est gagnant-gagnant. Toutefois, entretenir une relation de confiance permet aussi de renégocier ces conditions pour maintenir l’équilibre et la qualité de la relation. Au-delà du strict cadre contractuel, bien connaître un fournisseur et créer un lien solide mène aussi à échanger des conseils, partager son expérience, et profiter de recommandations. Une bonne relation fournisseur ouvre donc à de nouvelles opportunités.

Elle permet aussi de traverser les périodes tendues. Dans toute relation, l’erreur est possible. En revanche, plutôt que de sanctionner immédiatement son partenaire, la relation de confiance permet le bénéfice du doute. Qu’il s’agisse de délais de livraison pas tenus ou encore de défauts sur le produit, la coopération et le dialogue peuvent faire des miracles.

Il convient donc de ne pas se montrer intransigeant et briser la confiance. Les moments d’erreurs sont aussi des instants de vérité sur la teneur de la relation fournisseur. C’est donc l’occasion de faire comprendre à un partenaire commercial qu’il peut toujours compter sur votre entreprise. Tout en restant ferme et clair sur les attentes de l’entreprise ; rappelant les engagements réciproques et l’importance de s’y tenir. Généralement, la confiance permet un niveau de franchise important. De quoi évoquer aussi les bonnes raisons de faire appel à lui et de maintenir une relation commerciale mutuellement profitable. En outre, cela mettra plutôt votre interlocuteur dans de bonnes dispositions pour renégocier les tarifs ou d’autres conditions, proposer des réductions ou un remboursement…

En période de crise, la confiance permet aussi de reporter des engagements ou d’obtenir des délais de paiement. Des services qui ne sont pas dus mais qui peuvent être proposés de bonne foi dans le cadre d’une relation de qualité.

Choyer les fournisseurs-clés et sécuriser ses relations commerciales

Tout professionnel a une multitude de choses à gérer. Forcément, dans ce contexte, un chef d’entreprise ou un responsable n’a pas de temps pour tout le monde. A minima, il doit tout de même faire attention à préserver la qualité de la relation avec les fournisseurs les plus importants. Ceux qu’il aurait du mal à remplacer.

Cette situation peut dépendre de nombreux facteurs. Par exemple, le fournisseur est-il le seul à pouvoir garantir cette capacité de production ? Il a les délais de livraison les plus courts ? Il propose des prix imbattables ? Ses produits sont-ils uniques et d’une qualité inégalable ?

Quoi qu’il en soit, si le fournisseur est clé, la vie de l’entreprise dépend de sa capacité à le garder. Il est donc nécessaire de renforcer la relation de confiance. Généralement, une relation commerciale est saine quand l’accord est donnant donnant. Ici donc, quand le contrat est important pour lui aussi.

Il vous faut donc connaître le rapport de force : qui a le plus besoin de l’autre ? Si c’est vous, c’est que le fournisseur détient trop de pouvoir sur l’entreprise. Dans ce cas, il faut se demander ce qui permettrait à l’entreprise d’être en sécurité en cas de rupture de la relation fournisseur. C’est alors le moment de trouver des alternatives au cas où, de mettre fin à cette dépendance. Généralement, cela implique de revoir sa stratégie fournisseurs et les critères de sélection. Des compromis seront sans doute à faire, mais pour le meilleur. A vous de savoir lesquels : le prix des matières premières ? Les délais de production ?